Správca kancelárie. Úradné povinnosti

V kancelárii "Office Manager" väčšinazamestnávatelia vidia zamestnanca, ktorý vykonáva pomerne širokú škálu zodpovedností. Účelom zavedenia tejto jednotky do personálneho stola je zabezpečiť nepretržitú prevádzku kancelárie alebo dokonca viacerých služieb, ktoré sú za to zodpovedné. Ak nepotrebujete bežného sekretára, prijímanie hovorov, prijímanie pošty a návštevníkov, manažér kancelárie je samozrejme správcom, pretože tento zamestnanec potrebuje určité právomoci a právomoci. Bez toho nebude môcť účinne plniť povinnosti, ktoré mu boli pridelené.

Ako súčasť svojej hlavnej úlohy, zoznamPovinnosti, ktoré manažér kancelárie musí plniť, musia pokrývať aspoň päť oblastí. Zároveň by sa malo chápať, že úrad nie je miestom, kde sedí šéf, ale miesto, kde sa stále vykonávajú administratívne a riadiace funkcie. Preto bude ich kvalita a načasovanie implementácie závisieť od toho, ako bude práca kancelárskeho manažéra postavená.

Manažérske povinnosti. Zahŕňajú plánovanie práce kancelárie, organizovanie jej štruktúry, riadenie zamestnancov, zavedenie podnikovej kultúry, rozvoj politiky komunikácie s zmluvnými stranami a monitorovanie jej dodržiavania.

Administratívne funkcie. Pokrývajú organizáciu kancelárskych prác, vytváranie vzťahov medzi službami, rozmiestnenie kancelárskych priestorov medzi zamestnancami.

Podnikateľské povinnosti. Manažér kancelárie by mal organizovať nákup kancelárskej techniky, kancelárie, spotrebného materiálu, vybavenia domácnosti. Okrem toho musí zabezpečiť upratovanie kancelárskych priestorov, údržbu kancelárskych zariadení, včasnú platbu účtov za účty, nájomné atď.

Kontrolné povinnosti. Táto oblasť činnosti zahŕňa vykonávanie auditov, auditov, inventarizáciu materiálových aktív, dokumentáciu.

Hlásenie. Zahŕňajú prípravu správnych dokumentov (informácií) pre manažéra.

V závislosti od veľkosti organizácie, totozamestnanec môže byť samostatným exekútorom s riadiacimi právomocami (pre malé firmy) a môže viesť celú službu. Vedúci organizácie by zároveň mal chápať, že túžba po univerzalizácii zamestnancov, pripisovanie ich povinností veciam, ktoré spadajú do kompetencie iných služieb, nie je vždy opodstatnené. Napríklad by ste nemali nakladať takého zamestnanca s účtovníctvom, personálnym manažmentom atď. Takéto miešanie zvyčajne negatívne ovplyvňuje kvalitu práce. Dôvodom je skutočnosť, že tieto povinnosti sú oveľa širšie než zodpovednosť za zabezpečenie práce úradu, prenikajú celú organizáciu ako celok. Preto by mal správca kancelárie pri vytváraní životopisu klásť dôraz na pracovné skúsenosti a zručnosti v uvedených piatich oblastiach činnosti, a nie ich rozširovať do príliš širokého rozsahu povinností, ktoré často nesúvisia s údržbou kancelárie. Súčasne by zamestnávateľ, ktorý hľadá kvalifikovaného zamestnanca v tejto oblasti, nemal zabúdať na to, prečo potrebuje tohto zamestnanca, a nepredkladá nadbytočné, nepodstatné požiadavky.